Conservazione Sostitutiva: cos'è e quando scatta l'obbligo

La Conservazione Sostitutiva (talvolta sintetizzata con "conservazione a norma") è una procedura informatica in grado di garantire validità legale nel tempo a documenti informatici.
Grazie alla marca temporale e alla firma digitale, che rendono immodificabile il contenuto del documento, la Conservazione Sostitutiva protegge e custodisce nel tempo i dati permettendo la totale dematerializzazione dei documenti.

In particolare la Conservazione Sostitutiva ha lo scopo di garantire al documento:

• Autenticità
• Integrità
• Affidabilità
• Leggibilità
• Reperibilità

L’obbligo di conservazione sostitutiva: la normativa

Il termine per effettuare la conservazione delle fatture elettroniche è quello previsto dall’articolo 3 del DMEF 17/6/2014, ossia entro tre mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi relative alla annualità a cui si riferiscono i documenti.
La circostanza che le fatture siano state accettate è condizione di esistenza giuridica del documento, perché se fossero state rifiutate o scartate sarebbero considerate inesistenti; la circostanza che siano state o meno pagate è invece irrilevante ai fini della conservazione.

Per coloro che utilizzano i nostri gestionali Nuvola Cloud e Nuvola 4Pro, così come per quelli che si avvalgono del nostro portale Fattura Invoice per la trasmissione e la ricezione delle fatture elettroniche, il servizio di conservazione è automatico.