Il Manuale della Conservazione: cos'è e chi deve scriverlo

Cos'è il Manuale della Conservazione Digitale

Come riportato dalle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici emanate da AgID (Agenzia per l'Italia Digitale), dal 01/01/2022 è obbligatorio per tutte le aziende redigere e tenere aggiornato il Manuale della Conservazione (di seguito MdC), pena sanzioni da 1.000€ a 8.000€ - art. 9 D.Lgs 471/1997 - più obbligo di predisporre comunque il Manuale a partire dalla data di entrata in vigore della norma.

In sintesi il Manuale della conservazione: “è un documento informatico che deve illustrare dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione”.

Cosa contiene il Manuale della Conservazione Digitale

• Riportare tutti i soggetti coinvolti nel processo di conservazione digitale e descrivere nel dettaglio il ruolo svolto da ognuno di essi.
• Spiegare il modello di funzionamento e tutte le procedure da cui è composto il processo di conservazione digitale.
• Descrivere le architetture e le infrastrutture, sia fisiche che informatiche, utilizzate per realizzare la conservazione.
• Illustrare nel dettaglio il trattamento e l'esportazione dei pacchetti di archiviazione e dei pacchetti di distribuzione.
• Mostrare le misure di sicurezza e cybersecurity adottate per proteggere i flussi documentali e i documenti.
• Illustrare i metodi usati per il monitoraggio dei flussi di gestione e conservazione documentale nel tempo.
• Mostrare le tempistiche di ogni operazione.
• Aggiungere altri elementi ritenuti importanti nella singola azienda.

Chi scrive il Manuale: la figura del Responsabile della Conservazione (RdC)

Redigere un Manuale della Conservazione non è affatto semplice se non si posseggono adeguate competenze archivistiche, informatiche e gestionali.
A tal fine, all'interno di ogni azienda dovrebbe esistere una figura che le possiede tutte, il Responsabile della Conservazione (RdC), a cui spetterebbe proprio il compito di redigere, firmare e tenere aggiornato il MdC.

Mentre però all'interno delle Pubbliche Amministrazioni il RdC dev'essere obbligatoriamente nominato internamente, per le aziende private - ove è assai raro che esista una figura formata adeguatamente -, questa figura può anche essere demandata esternamente.

Ciò consente alle aziende non solo di delegare la stesura e gli aggiornamenti del Manuale ad una società informatica in grado di farlo, ma anche di demandare all'esterno il ruolo di RdC.